Reuniões em Home Office: Como Realizá-las de Forma Eficiente

17/08/2020

Este período de home office está sendo um desafio. Uma nova forma de trabalho que demanda novos procedimentos, muitos destes diferentes dos quais estamos habitualmente acostumados. E é neste cenário que está o desafio! Como adaptar o que era feito presencialmente de forma que seja eficiente remotamente? Ao longo dos últimos textos tratamos sobre questões relacionadas ao período de home office, mas ainda temos muito o que aprender! Neste texto, abordaremos as tão necessárias reuniões de equipe e como fazê-las de forma eficiente e produtiva.

Tudo deve ser motivo de reunião?

O importante aqui é ponderar o tema que será discutido. O assunto realmente pede a mobilização de todo o grupo ou pode ser resolvido com uma ligação ou e-mail? É necessário realizar essa análise para que não se perca tempo individual e de toda a equipe com reuniões desnecessárias.

Reuniões semanais ou diárias? O que é melhor?

Depende do que será abordado. É importante que todos saibam o que ocorre na equipe. Isso gera muitas trocas e aprendizados, mesmo que o trabalho do colega não interfira no do outro diretamente. Opte por reuniões semanais para que sejam abordadas as principais estratégias que serão tomadas nos próximos dias e realizar os apontamentos necessários. Assim, as reuniões diárias ocorrerão para entendimento de como estão fluindo as tarefas de acordo com o que foi pontuado no encontro semanal, se há alguma dificuldade ou alteração. Dessa forma, as conferências podem ser muito mais objetivas, poupando o tempo de todos e priorizando a produtividade.

Mantenha a pontualidade!

Atrasar-se para uma reunião pode indicar que você não se organizou para tal, além de demonstrar a falta de empatia com seus colegas e clientes, pois você está fazendo com que todos aguardem além do necessário para dar início à reunião. Por este motivo, preze pela pontualidade, pois essa é uma das principais regras de etiqueta em uma reunião, independentemente de ser realizada presencialmente ou por videoconferência.

Dê espaço para que todos falem

É importante que todos tenham o seu momento de fala e possam compartilhar suas experiências, dificuldades e agregar com sugestões para possíveis melhorias. Como dito anteriormente, neste período de home office é necessário dar importância às trocas, que são tão comprometidas neste momento e estas dão espaço ao pensamento criativo.

Alguns assuntos devem ser pontuados individualmente

O motivo do encontro envolve algum feedback que de alguma forma pode ser negativo para um determinado colaborador? Não o exponha, opte por conversar com ele ou ela individualmente, evitando constrangimentos.

E o momento de descontração, como fica?

Não precisamos ficar engessados para que a reunião ocorra de forma clara e objetiva. É claro que sentimos saudades daqueles com quem convivíamos diariamente e não há mal algum em ter um momento de descontração! Mas, para que não se perca o foco da reunião, opte para que este momento ocorra no final da conferência. Esperamos que estas dicas ajudem a realizar as reuniões de forma positiva. Ainda temos muito o que aprender e desenvolver e seguiremos passíveis de erros e acertos. Mas o mais importante aqui é reconhecer onde melhorar e agir em prol da mudança.

Ingrid Matos