A Regulamentação da Participação e Votação a Distância em Reuniões e Assembleias.

17/04/2020

No dia 15 de abril de 2020, foi publicada a Instrução Normativa nº 79, de 14 de abril de 2020 (“IN DREI Nº 79”) do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (“DREI”), que trata da regulamentação da participação e votação a distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas.

A IN DREI Nº 79 permite a realização de reuniões e assembleias de forma semipresencial ou digitalmente, sendo que podem ser semipresenciais quando os sócios puderem participar e votar presencialmente no local físico, mas também permitindo a participação a distância ou podem ser digitais quando forem realizadas 100% a distância, caso em que não haverá a reunião ou assembleia em nenhum local físico.

A participação e votação dos sócios poderá ser realizada através do envio de boletim de voto a distância e/ou mediante atuação remota, utilizando sistema eletrônico, sendo que as assembleias e reuniões realizadas nos termos da IN DREI Nº 79 serão consideradas como feitas na sede da sociedade para todos os fins legais. Vale ressaltar que a IN DREI Nº 79 não se aplica para as reuniões e assembleias em que a participação e votação dos sócios seja exclusivamente de forma presencial.

A realização das assembleias e reuniões de forma semipresencial ou virtual devem observar as normas relativas ao tipo societário em questão, bem como o disposto no Contrato Social ou Estatuto Social da sociedade acerca da convocação, instalação e deliberação.

A IN DREI Nº 79 permite ainda que a sociedade contrate terceiros para administrar o processamento das informações nas reuniões ou assembleias feitas de forma semipresencial ou digital, bem como a sua gravação, não eximindo a sociedade da responsabilidade pelo cumprimento do disposto na regulamentação. Todos os documentos relacionados e a gravação do conclave devem ser mantidos arquivados na sociedade pelo prazo em que eventual anulação da reunião ou assembleia em questão possa ser pleiteada.

Para que se considere que o sócio está presente na reunião ou assembleia, ele deve comparecer ou se fazer representado no conclave fisicamente, ter o boletim de voto a distância reconhecido como válido pela sociedade ou deve registrar sua presença no sistema eletrônico de participação e voto a distância disponibilizado pela sociedade, pessoalmente ou por meio de um representante.

O sistema eletrônico a ser utilizado pelas sociedades para a realização das assembleias e reuniões deve possibilitar o registro da participação dos sócios, o direito de voto a distância e a gravação integral do conclave, a ser arquivada na sede da sociedade, bem como deve garantir o direito de participação dos sócios e dos administradores, das pessoas autorizadas a participar do conclave e das pessoas cuja a participação seja obrigatória durante toda a assembleia ou reunião, inclusive com a possibilidade de visualização dos documentos apresentados durante o conclave e de recebimento de manifestação escrita dos sócios, observando dessa forma a transparência da reunião ou assembleia.

Ainda, o boletim de voto a distância deve preencher alguns requisitos, sendo os principais: a necessidade de que seja enviado no mesmo dia da publicação da 1ª convocação da reunião ou assembleia; a descrição de todas as matérias do dia; a elaboração em linguagem clara e precisa e em formato de proposta, possibilitando ao sócio que apenas aprove, rejeite ou abstenha-se da matéria; as instruções sobre o envio à sociedade e sobre os documentos para verificação da

identidade dos sócios, bem como as orientações para que o voto seja considerado como válido; e a possibilidade de que seja impresso e preenchido manualmente. O boletim deve ser devolvido à sociedade cinco dias antes da data da assembleia ou reunião, que terá dois dias para comunicar seu recebimento e sobre eventual necessidade de reenvio, retificação ou regularização.

No tocante à formalização das deliberações, a cópia ou certidão da ata da reunião ou assembleia deve observar as normais aplicáveis a cada tipo societário e cada contrato ou estatuto social, ser devidamente registrada na Junta Comercial, informar se a reunião ou assembleia foi feita de forma digital ou semipresencial e ser assinada pelos membros da mesa. Caso a ata não seja feita em documento físico, as assinaturas dos membros da mesa devem ser feitas com certificado digital ou outro meio de comprovação de autoria e integridade, deve possibilitar sua impressão e o presidente ou secretário deve declarar que atendeu todos os requisitos para sua realização.

Considerando as restrições e limitações decorrentes da pandemia de COVID-19, as assembleias e reuniões que já tenham sido convocadas, mas que ainda não tenham sido realizadas, poderão ser feitas de maneira semipresencial ou virtual, desde que todos os sócios estejam presentes ou desde que declarem expressamente sua concordância, nos termos do disposto na IN DREI Nº 79.

Departamento Societário